Grundsätzlich muss ein Arbeitszeugnis von einer weisungsbefugten, also ranghöheren, oder einer vertretungsberechtigten Person unterschrieben werden. Das kann also auch jemand aus der Personalabteilung sein, der damit beauftragt wurde. Die Vertretungsbefugnis dieser Person muss allerdings durch entsprechende Zusätze (z.B. "ppa." oder "i.V." ) oder durch Angabe der hierarchischen Position (z.B. Personalleiterin) kenntlich gemacht werden.
Bei Führungskräften, die der Geschäftsleitung direkt unterstellt gewesen sind, ist das Zeugnis zwingend von einem Mitglied der Geschäftsleitung zu unterzeichnen. Nur diese also haben Anspruch auf eine Unterschrift „von ganz oben“.
Hinweis: Erhält eine qualifizierte Angestellte lediglich eine Unterschrift eines mit „i.A.“ zeichnenden Bevollmächtigten oder eines einzelnen Personalsachbearbeiters (ohne zweite Unterschrift einer fachlichen Führungskraft), ist das zwar rechtlich korrekt. Dennoch wird der:die Leser:in Rückschlüsse daraus ziehen: Besondere Wertschätzung erfreute sich diese Angestellte offensichtlich nicht. Über die Unterschrift(en) wird also durchaus eine Gesamtaussage transportiert, die nicht zu unterschätzen ist. Deshalb gilt der Rat: Am besten immer eine (zweite) Unterschrift des:der fachlich Vorgesetzten einfordern!