Wird das Zeugnis nicht vom Arbeitgeber selbst, seinem gesetzlichen Vertretungsorgan oder im öffentlichen Dienst vom Dienststellenleiter oder Vertreter unterzeichnet, ist das Zeugnis zumindest von einem ranghöheren Vorgesetzten zu unterschreiben. Dessen Stellung muss sich aus dem Zeugnis ablesen lassen, sprich er muss mit seiner offiziellen Positionsbezeichnung genannt werden. In jedem Fall muss der Unterzeichner betriebszugehörig und von erkennbar höherem Rang sein als der Zeugnisempfänger. Ein den Betrieb beratender Anwalt dürfte also nur einen Entwurf vorlegen – unterschreiben darf er ihn nicht.
Neben der offiziellen Positionsbezeichnung muss auch der volle Name maschinengeschrieben zu lesen sein. Und zwar unterhalb der Unterschrift. Unterzeichnet der Vorgesetzte unterhalb des maschinengeschrieben Namens, ist das ein deutlicher Hinweis auf „unterdurchschnittlicher Mitarbeiter“. Die Unterschrift darf auch nicht nur aus einem Kürzel bestehen, wie das Landesarbeitsgericht Hamm im Jahr 2000 entschieden hat.